Es wird ernst! GoBD gelten ab 01.01.2017 in vollem Umfang

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Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD, inklusive der Regelungen aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom
November 2010, uneingeschränkt. Das heißt: Die Schonfrist endet zum 31.
Dezember 2016 endgültig.

Was sind die GoBD?

Die GOBD, oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Dies beinhaltet die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie den Datenzugriff der Finanzbehörden.

Konkret bedeutet das, dass für jedes in der Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt wird. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Doch nicht nur Belege aus eigenen DV-Systemen, sondern auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die GoBD als Chance

Was durch die GoBD zur Pflicht wird, ist von großem Nutzen für jedes Unternehmen, wird hier doch nichts anderes verlangt als die digitale Archivierung digitaler Dokumente. Auch kleine Unternehmen können jetzt das aufbauen, was bisher großen Unternehmen vorbehalten war: Ein eigenes Digital Archiv in dem man in google-artiger Manier nach jedem beliebigen Dokumenteninhalt suchen und jedes Dokument ohne den geringsten Ablageaufwand wieder finden kann.

Bei einer automatisierten digitalen Archivierung hält sich die Mehrarbeit deutlich in Grenzen und die Vorteile überwiegen. Jeder Mitarbeiter erhält einen schnellen Zugriff auf seine wichtigen Dokumente und das komplette Unternehmenswissen, das erspart viel Zeit bei der täglichen Suche nach Informationen.

Was ist zu tun?

Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen den Anforderungen der GoBD genügen.

Zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit,
Unveränderbarkeit, Aufbewahrung als auch der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit sowie der Regelungen zum Datenzugriff ist eine
rechtssichere Archivierungslösung unverzichtbar.

Was müssen Sie beachten?

Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest aber die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten.

Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt. Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie die Ablage in Papierform.

Steuerlich relevante Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, wobei gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die Sie als PDF erhalten, muss auch als PDF aufbewahrt werden.

Es ist ausdrücklich erlaubt, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die Lösung

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