3 Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs

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Digitalisierung, Internet of Everything und Industrie 4.0 sind die Top-Themen, die nicht nur die IT-Industrie beschäftigen, sondern alle Unternehmen jeder Branche. Die schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor und der erste Schritt in die richtige Richtung.

Wie das am besten gelingt? Wir verraten es Ihnen.

Digitalisierung: Herausforderung und Chance

Die Digitalisierung ist bereits Alltag und kein Unternehmen kann es sich leisten bei diesem Thema dauerhaft hinterher zu hinken.

In vielen Großunternehmen werden elektronische Archive, bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzt. Doch längst nicht alle Unternehmen haben sich der Herausforderung „Digitalisierung“ gestellt. Viele kleine und mittelständische Betriebe zögern noch, obwohl Sie die Möglichkeiten zwar erkannt haben, den Aufwand jedoch nur schlecht einschätzen können. Die elektronische Archivierung ist der erste Schritt zu einer grundsätzlichen Optimierung von Geschäftsabläufen im digitalen Zeitalter.

Die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung vereinfacht die Kommunikation und den Informationsaustausch im Unternehmen umfassend. Kollegen, Kunden und Lieferanten werden schnell mit gewünschten Informationen versorgt. Gleichzeitig ermöglicht sie Mitarbeitern, sich auf das operative Kerngeschäft zu fokussieren, da unnötige Suchzeiten im Papierarchiv der Vergangenheit angehören.

Drei Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs

1. Erstellen Sie eine Prozess- und Anforderungsanalyse:
   Unterziehen Sie papiergebundene Prozesse einer Überprüfung. Identifizieren Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und definieren Sie klare Anforderungen an Ihr digitales Archiv.
2. Richten Sie den Fokus nicht nur auf die Technologie:
   Um Akzeptanz bei den Nutzern eines digitalen Archivs zu schaffen, muss das System einfach und intuitiv bedienbar sein und gleichzeitig den Anforderungen der täglichen Tätigkeiten entsprechen. Dokumentenmanagementsysteme sind meist mit unzähligen, für kleine und mittelständische Unternehmen wenig sinnvollen, Funktionen überfrachtet. Stellen Sie sich die Frage, was Ihr Unternehmen wirklich benötigt.
3. Es muss nicht alles auf einmal sein:
   Die Digitalisierung aller in einem Unternehmen über die Jahre angesammelten Dokumente benötigt Zeit und personelle Ressourcen. Häufig erscheint kleineren Unternehmen der Berg an Unterlagen nahezu unüberwindbar. Aber lohnt es sich.
   Häufig ist es sinnvoll, mit einem Pilotprojekt zu starten. Dabei sollten Sie den Bereich oder Prozess mit der größten Wertschöpfung wählen. Die erzielten Erfolge werden Ihrem Projekt Auftrieb und Unterstützung verleihen.

Der effizienteste Hebel der Digitalisierung

Ein digitales Archiv hilft nicht nur dabei, dem Dokumentenchaos Herr zu werden. Es sorgt auch für klare und eindeutige Prozesse, indem dokumentenbasierte Abläufe digitalisiert werden.

Das Digital Archiv StarFinder® ist der erste Schritt zu mehr Effizienz im Rahmen des Dokumenten- und Informationsmanagements. Alle Informationen und Dokumente sind jederzeit, unternehmens- und standortübergreifend, verfügbar. Die einfache Bedienbarkeit macht StarFinder® zur vielgenutzten, unternehmenseigenen Suchmaschine. StarFinder® ist damit die ideale Plattform für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter, und als System zur Sicherung des gesamten Unternehmenswissens.

Beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse: Die elektronische Optimierung von Prozessen wie beispielsweise der Eingangsrechnungsbearbeitung ist ein zusätzliches Plus. Mit der Einführung und Umsetzung der digitalen Archivierung gewinnen Sie Zeit und Geld, da aufwändige, papierbasierte Prozesse entfallen.

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV hat inzwischen über 3.000 Nutzer in den unterschiedlichsten Branchen – gehören Sie auch dazu!

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