Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Pressemeldung der Firma NETCONTROL GmbH

Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis nicht selten vor. Doch eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gefährdet den Vorsteuerabzug.

Welche Angaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung? Im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Gesetzgeber genau festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Das muss auf einer Rechnung stehen

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
das Ausstellungsdatum
eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Egal, ob Papierrechnungen oder elektronische Rechnung – folgende Merkmale sollten bei einer Rechnung kontrolliert werden:

Echtheit der Herkunft der Rechnung (Identität des Rechnungsausstellers)
Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert)
Lesbarkeit der Rechnung

Das muss auf einer Kleinbetrags-Rechnung stehen

Eine Rechnung mit einem Betrag nicht größer als 150,- € muss nach §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Angaben enthalten:

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
das Ausstellungsdatum
die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

“Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).”

Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingendelektronisch archiviert werden müssen. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenso. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Das digitale Archiv StarFinder® garantiert eine rechtssichere Archivierung, bei der gewährleistet ist, dass elektronische Rechnungen nachträglich nicht geändert werden können.

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Die Kernkompetenz von NETCONTROL® liegt in der Entwicklung, Implementierung und dem Betrieb bedarfsgerechter browserbasierter Informations- und Kommunikations-Systeme auf Basis der zukunftssicheren und preiswerten Internet-Technologie. Durch hochflexible und praxiserprobte IT-Lösungen mit Autoren- System unterstützen wir seit 1996 Unternehmen und Organisationen bei der Gestaltung ihres Informationsmanagements. Im Laufe der Jahre ist auf Basis offener Standards ein leistungsfähiges Produktportfolio entstanden. Erstklassige Referenzen belegen die Zuverlässigkeit unserer Produkte und Dienstleistungen.

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