Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

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Früher oder später erwischt sie jeden: die Nachweispflicht. Dokumente digital und papierlos zu archivieren ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert. Auch für kleine und mittelständische Betriebe wird die digitale Archivierung immer wichtiger.

Allerdings müssen Unternehmen hierbei einige Spielregeln beachten. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) “ definieren genau, welche gesetzlichen Vorgaben gelten.

Dazu gehören u. a. Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Hier sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten.

Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Quelle: Bitkom

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

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