Darauf müssen Sie bei Austrittsgesprächen achten

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Zielsetzung
Austrittsgespräche ermöglichen das Eruieren von Austrittsgründen und Erkennen von Schwachstellen im Unternehmen. Der austretende Mitarbeiter kann kritisch und offen den Kündigungsgrund darlegen und auch heikle Themen in einer offenen Atmosphäre erörtern. Es liegt im Interesse des Unternehmens, beim Arbeitnehmer den Eindruck eines kritikfähigen und offenen Arbeitgebers zu hinterlassen, der an seiner Meinung interessiert ist. Auch ein austretender Mitarbeiter beeinflusst das Firmenimage.

Voraussetzungen für Austrittsgespräche
Austrittsgespräche sollten von neutralen Personen der Personal-abteilung in einer offenen und entspannten Atmosphäre geführt werden. Dabei spielen auch die Persönlichkeit des Austretenden (Grundhaltung, Charakter, Ehrlichkeit) und seine Gefühlslage (Verbitterung, Rachegefühle) eine Rolle. Fördert der Austrittsfragebogen besonders wichtige Problempunkte zu Tage, ist ein Anschlussgespräch empfehlenswert, in welchem man darauf näher eingeht.

Zeitpunkt und Teilnehmer
Die eine Möglichkeit: Am gleichen oder folgenden Tag nach der Kündigung. Durch schnelles Handeln können jeweils noch Massnahmen eingeleitet werden, mit denen der Entscheid des Mitarbeiters beeinflusst oder gar rückgängig gemacht werden kann. Auch der Zeitpunkt nach der Zeugnisübergabe ist geeignet, da ein Mitarbeiter dann keine negativen Konsequenzen mehr befürchtet und sich eher offen äussert. Gespräche sollten mit Mitarbeitenden, die das Unternehmen freiwillig verlassen und Mitarbeitenden, denen gekündigt wurde, geführt werden, wobei dies bei den Auswertungen berücksichtigt werden muss.

Die Informationen aus einem Austrittsgespräch
Durch Austrittsgespräche können wichtige Informationen über die Situation im Unternehmen und die Gründe für die Attraktivität von Mitbewerbern auf dem Arbeitsmarkt gewonnen werden. Daher sind folgende Themen- und Problemkreise zu fokussieren:

• Gibt es immer wiederkehrende Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen?
• Durch welche Massnahmen hätte sich die Kündigung vermeiden lassen?
• Sind es Kernproblemfelder, auf die sich Äusserungen konzentrieren (Entwicklungschancen, Entlohnung, Arbeitsbedingungen, Führungsprobleme, Unternehmenskultur usw.)
• Sind es Gründe, die weitere Kündigungen befürchten lassen oder sich auf Abteilungen konzentrieren?
• Sind bestimmte Mitarbeiterkategorien häufiger vertreten als andere (Alter, Geschlecht, Hierarchien, Funktionen, Dauer Betriebszughörigkeit usw.)

Gesprächsführung
Wichtig sind das Aufzeigen des Gesprächsziels und der behandelten Themen, das Vorgehen und insbesondere auch die Diskretionszusicherung. Es sollten verschiedene Punkte – die mit Vorteil in einem Skript festgehalten sind – geklärt werden. Das Gespräch sollte dem Austretenden auch ermöglichen, in seinem Interesse die Erfahrungen zu reflektieren und sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu werden – was dann auch ihn zu einem Austrittsgespräch motiviert. Ebenso dient ein Austrittsgespräch auch der Optimierung der Referenzauskünfte – und liegt im Interesse des Austretenden. Einige Beispiele:

• Was war der wichtigste Grund für Ihre Kündigung?
• Gibt es noch andere eher heikle „echte“ Gründe?
• Was hätte Sie von diesem Schritt abgehalten?
• Unter welchen Umständen würden Sie wieder bei uns arbeiten?
• Was können wir aus Ihrer Kündigung lernen und künftig besser machen?
• Was werden Sie in guter bis sehr guter Erinnerung behalten?
• Gibt es Dinge, die bei Ihrem neuen Arbeitgeber wesentlich besser sind als bei uns?
• Wenn Sie uns in einem Satz charakterisieren würden – wie würde dieser lauten?

Haken Sie oft nach und hinterfragen Sie, erkundigen Sie sich nach konkreten Vorfällen und ermutigen Sie zur Offenheit und Kritik. Um so besser es gelingt, die wirklich wahren und echten Gründe zu eruieren und heikle Problembereiche zu erkennen, desto grösser ist letzten Endes der Nutzen eines Austrittsgesprächs.

Struktur und Themen eines Austrittsbogens
Die folgenden Beispiele sind nicht vollständig, sollen aber stich-wortartig einige konkrete Anregungen geben, aus welchen Bereichen die Fragen eines Austrittsgespräches zusammengestellt sein können:

• Persönliche Gründe
• Betriebliche Gründe
• Arbeitsbedingungen
• Vorgesetztenverhältnis
• Studium, Aus- und Weiterbildung
• Lohnattraktivität Nebenleistungen
• Arbeitsplatz und Arbeitshilfsmittel
• Anerkennung und Wertschätzung
• Heirat, Kinder oder Wegzug
• Stellenbeschreibungs-Kongruenz
• Arbeitszeiten und Arbeitsklima
• Autoritärer Führungsstil
• Neue Perspektiven
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Informationspolitik
• Selbständigkeit
• Alter und Ruhestand
• Innovationsbereitschaft
• Freiräume und Verantwortung
• Persönliche Kompatibilität
• Arbeitsweg
• Qualität der Arbeit
• Gesundheitsmanagement
• Vorgesetztenwechsel

Das Buch zum Thema
Ein von A-Z ausformuliertes Austrittsgespräch und Arbeitshilfen und Formular dazu finden Sie in diesem Buch

Marco De Micheli
Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen
Viele von A-Z ausformulierte Mitarbeitergespräche
Erschienen im PRAXIUM Verlag
5. erweiterte Auflage 2015
Mit downloadbaren Arbeitshilfen, Vorlagen und Beispielen
Umfang: 343 Seiten
ISBN 978-3952271254

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