Digitale Archivierung – Alles sicher – Für alle Fälle

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Alle Unternehmen sind zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange dies im Einzelfall erfolgen muss, ist abhängig von der Art des Dokuments. Wer Dokumente, die er meint, nicht mehr zu benötigen, wahllos in den Papierkorb wirft, kann sich am Ende eine Menge Ärger einhandeln. Eine Unternehmensprüfung, bei der angeforderte Unterlagen nicht aufzufinden sind, kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen.

Aber in Unternehmen gibt es auch zahlreiche Dokumente, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, deren Archivierung aber dennoch Sinn macht. Dazu gehören beispielsweise betriebsinterne Aufzeichnungen, die keine steuerliche Relevanz haben, wie beispielsweise Arbeits- und Fahrberichte, interne Projektunterlagen, Werbematerial und Präsentationen.

Darüber hinaus ist es überaus sinnvoll Unterlagen zum Datenschutz und QM-Dokumente zu archivieren und versioniert allen Kollegen zugänglich zu machen.

Die Sicherung von internem Wissen und die Bereitstellung innerbetrieblicher Anweisungen im digitalen Archiv vereinfacht Prozesse ungemein. Mit entsprechenden Workflows lässt sich auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über aktuelle Änderungen informiert werden. Workflows bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter zu protokollieren und nachzuweisen.

Die Archivierung dessen was ein Unternehmen, durch interne und ein- und ausgehende Dokumente, im Laufe der Zeit lernt und somit weiß, ist von unschätzbarem Wert. Ein digitales Archiv stellt somit die Grundlage für die Sammlung, Bereitstellung und Verbreitung von Informationen und Wissen aller Art dar.

Rechtliche Rahmenbedingungen sind für Unternehmen und die handelnden Personen zwingend zu berücksichtigen. Wichtig: Ausdrucke von digitalen Dokumenten zählen nicht als Beleg, sondern nur das digitale Original. An einem Digital Archiv führt aus diesem, aber auch aus vielen anderen Gründen aufgrund der GoBD 2015, kein Weg mehr vorbei.

Dass ein Digital Archiv technische und wirtschaftliche Vorteile bietet, ist hinlänglich bekannt. Aber: E-Mails, per E-Mail versendete Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe und sonstige Dokumente sind „handelsrechtliche Briefe“.

Daten und das damit verbundene Wissen sind, mehr denn je, Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Aber: Die Suche nach Dokumenten bindet bekanntermaßen in jeder Unternehmensgröße erhebliche Ressourcen.

Die einfachste und kostengünstigste Lösung ist die Nutzung einer unternehmenseigenen, google-artigen Suchmaschine, die permanent alle ein- und ausgehenden Informationen wie ein Schwamm im Netzwerk aufsaugt und verarbeitet, und das Finden über ein einfaches Bedienfeld ermöglicht.

Nur wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann – zuforderst die im eigenen Unternehmen – verschafft sich im Zeitalter des Informationsüberflusses den entscheidenden Vorteile.

Klar ist:

Die Menge der zugestellten und versendeten Dokumente kann mit herkömmlichen Methoden nicht mehr lückenlos und erst recht nicht wirtschaftlich archiviert werden.

E-Mails erreichen den Adressaten häufig mit unvollständigem Inhalt (fraktioniert). Die papierene Ablage ist wegen angehängter Dateien (z. B. e-Rechnung) technisch nicht mehr leistbar und rechtlich (GoBD 2015) höchst bedenklich.

Suchvorgänge binden in jedem Unternehmen erhebliche Ressourcen und sind ein gefährlicher Treiber sogenannter „stiller Kosten“, die kaum ins Auge fallen.

„..ich schicke es Dir schnell noch mal!“ ist eine beliebte, weil bequeme, Formulierung und gleichzeitig der Anfang eines Tsunami digitaler Über-Information, der alles unter sich begräbt.

Das Löschen dieser „digitalen Dokumente“ ist höchst bedenklich, denn Ausdrucke zählen nicht als Beleg, sondern nur das „digitale Original“ – und dieses ggf. wiederzufinden und seine Originalität nachweisen zu können ist von größtem unternehmerischem Interesse.

StarFinder® ist die preiswerte und einfache Lösung, die es jetzt auch kleinen und mittelständischen Unternehmen ermöglicht, den Weg in die GoBD-Konformität zu gehen.

StarFinder® muss für den Anfang „nicht viel mehr“ sein als ein zusätzliches Speichermedium mit der Möglichkeit der „Volltext-Suche“. Mit StarFinder® stellen Unternehmen rechtzeitig und GoBD-konform sicher, dass Dokumente, Dateien und E-Mails nicht verändert und gelöscht werden können, weil StarFinder® verplombt und damit revisionssicher geliefert wird.

Mit dem Komplettsystem StarFinder® DIGITAL ARCHIV lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen gem. GoBD an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen und erfüllen.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV wirkt als Bestandteil bzw. Ergänzung eines Datenverarbeitungsystems, gemäß den Anforderungen der GoBD – und dies u. a. hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung als auch der maschinellen Auswertbarkeit, der elektronischen Aufbewahrung und Erfassung, der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit sowie der Regelungen zum Datenzugriff verwendet werden.

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