Wie gut funktioniert die Ablage in Ihrem Unternehmen?

Pressemeldung der Firma NETCONTROL GmbH

„Wo ist das nochmal…?“ Genau diese Frage kennt jeder, der täglich mit Büroarbeiten beschäftigt ist. Ein Kunde wartet ungeduldig am Telefon, während man aufgeregt versucht, schnell die benötigten Dokumente zu finden. Durch die nervenaufreibende Suche stresst man sich selbst und verärgert dazu seine Kunden. Informationen, die nicht gleich auffindbar sind, werfen kein gutes Licht auf die Organisation eines Unternehmens. Wir alle kennen die Wartezeiten, die sich doch gerne mal in die Länge ziehen und über die wir alles andere als erfreut sind. Wäre es nicht schön, nur durch ein kleines Stichwort genau das Dokument zu finden, dessen Suche unsere Haare zu Berge stehen lässt?

Suchen kostet viel Zeit, Kraft und im schlimmsten Fall sogar Kunden – und letztendlich Umsatz. Bestimmte Informationen nicht auf Anhieb zu finden, genügt meist schon um einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.

Bei einer systematischen, effizienten Ablage von Unterlagen, muss nicht lange gesucht werden. Eine Ablage ist aber erst dann effizient, wenn man genau weiß, wo man ein Dokument ablegen kann und vor allem, wo man es schnell wiederfindet.

Wie gut funktioniert die Ablage in Ihrem Unternehmen? Finden Sie gewünschte Dokumente und Informationen innerhalb einer Minute? Hat man ein funktionierendes System, entfällt das Suchen und die Ablage geht schnell, einfach und macht Spaß.

Durchschnittlich 13 % Suchzeiten – in Papier & Elektronik

Durchschnittlich 6,5 Prozent der Arbeitszeit werden allein mit dem Suchen von Papierunterlagen verbracht. Die Suche nach digitalen Informationen beansprucht nochmals 6,5 Prozent. Das hat die größte Online-Befragung zur Arbeitseffizienz mit über 1.500 befragten Büroangestellten, Selbstständigen und Chefs ergeben.

6,51 % klingt erstmal recht wenig. Doch hochgerechnet auf ein Jahr ergibt das bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit ganze drei Wochen – d. h. einen vollen Sommerurlaub.

Versuchen Sie es mit den 6-W-Fragen

1. Warum soll das Dokument abgelegt werden?

Ist es notwendig, dass das Dokument abgelegt wird oder kann es direkt in den Papierkorb wandern? Unnötig aufbewahrte oder abgespeicherte Dokumente, machen den Arbeitsplatz unübersichtlich.

Doch Achtung: Für viele Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen!

2. Wo soll das Dokument abgelegt werden?

Welche Mitarbeiter brauchen Zugriff auf diese Information? Zentrale Ablage oder geschützter Bereich?

3. Wie soll das Dokument abgelegt werden?

Kategorie/Unterkategorie/Akten-Art/Akte
Müssen bestimmte Archivierungspflichten beachtet werden?

4. Wie lange soll das Dokument abgelegt werden?

Unternehmen und Behörden müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren und Jahrzehnten beachten. Wichtige Daten und Dokumente müssen über ihre Aufbewahrungsdauer vorschriftsgemäß archiviert werden und bei Bedarf unverzüglich vorgelegt werden können.

5. Wer soll das Dokument ablegen?

Eine klare Ablaufstruktur bei der Ablage von Dokumenten vermeidet unnötige Doppelablagen. Sprechen Sie deshalb innerhalb der Abteilungen ab, wer bestimmte Dokumente ablegt.

6. Was kann/soll/muss zentral abgelegt werden?

Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, etc. Fassen Sie alles zusammen und kommunizieren Sie dies im Unternehmen.

Die rechtssichere, digitale Ablage

Bei einer zentralen Ablage im Unternehmen eignet sich die digitale Ablage. Durch die digitale Aufbewahrung werden Kosten, Räumlichkeiten und Zeit eingespart. Mitarbeiter gelangen schnell zu den Dokumenten, die sie zur Arbeit benötigen.

Wussten sie, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Das digitale Archiv schafft Rechtssicherheit. Dokumente, die digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein Back-up der kompletten Daten und Dateien.

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Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:
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Telefax: +49 (7667) 9336-33
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Die Kernkompetenz von NETCONTROL® liegt in der Entwicklung, Implementierung und dem Betrieb bedarfsgerechter browserbasierter Informations- und Kommunikations-Systeme auf Basis der zukunftssicheren und preiswerten Internet-Technologie. Durch hochflexible und praxiserprobte IT-Lösungen mit Autoren- System unterstützen wir seit 1996 Unternehmen und Organisationen bei der Gestaltung ihres Informationsmanagements. Im Laufe der Jahre ist auf Basis offener Standards ein leistungsfähiges Produktportfolio entstanden. Erstklassige Referenzen belegen die Zuverlässigkeit unserer Produkte und Dienstleistungen.

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