Wie wichtig es ist, zielgerichtet Präsentationsunterlagen zu erstellen

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Wenige Sätze können zum falschen Zeitpunkt Karriere beenden und Unternehmen Milliarden kosten. Ein prominentes Beispiel dafür ist der VW-Chef Matthias Müller, der Anfang des Jahres während seiner USA-Reise mit der Aussage „Wir hatten […] nicht die richtige Auslegung der amerikanischen Gesetze“ (Quelle: Süddeutsche Zeitung, Nr. 11, 15. Januar 2016) das Image des Konzerns in den USA im Zuge der Dieselaffäre weiter beschädigte. Die nachfolgenden Verhandlungen mit dem amerikanischen Umweltamt EPA sind nun deutlich erschwert. Ein weiteres – besonders extremes – Beispiel ist der frühere Deutsche-Bank-Chef Rolf Breuer. Ein einziger Satz in einem Interview zur Situation des Medienunternehmers Leo Kirch löste einen Rechtsstreit aus, der nach Jahren noch nicht beendet ist und der Bank bislang geschätzte eine Milliarde Euro gekostet hat.

Leider haben die wenigsten von uns eine Kommunikationsabteilung im Hintergrund oder einen Expertenstab an der Seite, der einen vor solchen Fauxpas schützt. Zum Glück geht es in unserem Arbeitsalltag nicht immer gleich um Millionenbeträge. Aber bei der Entscheidungsvorlage für die Freigabe des Projektbudgets oder der wichtigen Präsentation bei einem großen Kunden, kann die Darstellung der Ergebnisse von entscheidender Bedeutung sein.

Die mittlerweile ausgereiften Software-Produkte für die Erstellung von Präsentationsunterlagen lassen (fast) keine Wünsche offen. Umso mehr kommt es jetzt auf den Kopf hinter der Präsentationsfolie an. Das gilt nicht nur für Vortragsfolien, sondern im besonderen Maße auch für Foliensätze, die nur oder ergänzend per Email verschickt werden. Letzteres ist vom Aufwand und Anspruch meist schwieriger, da die Folien absolut selbsterklärend sein müssen. Es ist schlichtweg keiner da, der noch ein paar erklärende Worte dazu sagen -oder Fragen klären könnte.

Angenommen Sie stehen vor der Aufgabe einen Foliensatz zu erstellen: welche Fragen sollten Sie sich wann stellen?

Die nachfolgenden Fragen sollten sie beantwortet haben bevor sie Powerpoint öffnen:

• Wird die Präsentation vorgetragen oder per Email verschickt?
• Wie viel Zeit habe ich als Vortragender bzw. die Leser? Und wie viele Folien kann ich darin (sinnvoll) zeigen?
• Wie „ticken“ meine Zuhörer bzw. Leser? Und wer von Ihnen entscheidet?
• Was ist das Ziel der Präsentation? Und welche Frage möchten die Zuhörer bzw. Leser beantwortet bekommen?
• Was sind mögliche Barrieren, Widerstände oder Vorurteile?
• Wie sieht die Storyline der Präsentation aus? Welche Aussage steht auf welcher Folie?

Ich persönlich erarbeite mir die Antworten auf diese Fragen mit Bleistift und Papier. Das mag etwas aus der Zeit gefallen klingen, spart aber sehr viel Zeit, da man gezwungen ist auf einem leeren Blatt seine Gedanken und Ziele zu strukturieren. Neuste Studien, wie z.B. von dem Psychologieprofessor Christian Montag (http://www.sueddeutsche.de/karriere/psychologie-professor-christian-montag-im-interview-produktivitaetskiller-smartphone-1.2779801) über den Produktivitätskiller Smartphone zeigen beispielhaft den Zeitverlust auf, wenn wir zu früh Powerpoint öffnen.

Wenn Sie die oben aufgeführten Fragen beantwortet haben, können Sie nun Powerpoint öffnen und sich folgenden Fragen widmen:

• Wie starte ich meine Präsentation?
• Welche Bilder und Geschichten untermauern meine Ziele?
• Was ist die Aussage jeder Folie in einem Satz?
• Ist die gewählte Darstellung selbsterklärend?
• Sind alle (Hintergund-) Informationen verfügbar?
• Wie beende ich die Präsentation (Zusammenfassung, Ausblick, Entscheidungsvorlage etc.)?

In letzter Zeit häufen sich Ankündigungen, dass Konzerne die Nutzung von Powerpoint einschränken möchten (http://www.welt.de/wirtschaft/article138772040/VW-startet-Grossoffensive-gegen-Powerpoint-Exzesse.html). Das dadurch alles besser wird, wage ich zu bezweifeln, da es – wie oben beschrieben – mehr auf den Kopf hinter der präsentierten Folie ankommt. Und sinnvoll eingesetzt hat Powerpoint viele Vorteile:

• 60% aller Menschen können sich deutlich besser an bildhaft dargestellte Informationen erinnern.
• komplexe Prozesse, Organigramme und Diagramme sind leichter nachvollziehbar, wenn sie visuell aufbereitet sind.
• ihre Präsentation oder Unterlage muss einem Qualitätsanspruch genügen, der mit analogen Medien oder Fließtext oft nicht erreicht werden kann.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und klare Gedanken bei der Erstellung Ihrer nächsten Präsentation.

Ihr Axel Hamann

www.best-practice-institute.com

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    Präsentation Leinwand Beamer

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