Elektronische Rechnungen: Das müssen Sie beachten

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Viele bevorzugen und erwarten auch heute noch lieber die Rechnungsversendung per Post, statt digital als PDF oder JPG. In unserer digitalen Zeit ist eine Rechnungsstellung per Mail gar nicht so ungewöhnlich und die Anzahl sollte auch nicht unterschätzt werden – immer mehr Firmen stellen auf eine digitale Rechnungsstellung um.

Achtung! Seien Sie nicht leichtsinnig

In der digitalen Welt sollte man nicht leichtsinnig sein. Oft begegnen uns E-Mails von uns unbekannten Absendern oder ungenauen Informationen, weshalb diese meist im Spam-Ordner oder Papierkorb landen. Die Angst vor Viren ist nicht unbegründet. Allerdings kann genau diese Vorsicht auch Ihnen zum Nachteil werden, wenn Sie Ihre Rechnungen online versenden und mit unzureichenden Informationen für den Empfängern füllen.

Würden Sie bei dem Betreff „Ihre Mahnung“ inklusive einem nicht ganz eindeutigen Anhang Vertrauen schenken? Die Unsicherheit umgehen Sie ganz einfach, wenn Sie in Ihrer E-Mail vertrauenswürdig und zuverlässig auftreten.

Wie gelingt Ihnen das?

Tipp 1:  Gleiche Mailadresse

Nutzen Sie für Rechnungsstellung und –Eingang immer die gleiche Mail-Adresse. Hier bieten sich Rechnung@ oder Buchhaltung@ an. Die Empfänger gewöhnen sich an diese Adresse, was Ihnen eine leichtere Zuordnung ermöglicht.

Tipp 2: Maileingang überprüfen

Gerade bei Neukunden bietet es sich an, bei einem kurzen Anruf freundlich nachzufragen, ob die Rechnung angekommen ist oder versehentlich vergessen wurde. Bei einer Mahnung ist der Griff zum Telefon meist erfolgreicher, als eine erneute Mail. Denn wird die erste Mail als unseriös eingestuft, so ist das auch bei der zweiten Nachricht der Fall. Nach dem Telefonat kann die Rechnung oder eine Zahlungserinnerung erneut mit dem Hinweis „wie soeben telefonisch besprochen…“ versendet werden. Die Bitte um sofortige Überweisung beschleunigt den Ablauf und ein erneutes Untergehen Ihrer Rechnung wird somit vermieden. Zudem merkt sich der Kunde automatisch Ihre Mailadresse und kann diese bei der nächsten Rechnungsstellung zuordnen.

Tipp 3:  Kurz und knackig

Für viele Rechnungsempfänger ist ein Stichwort in Bezug auf Ihr Produkt und Ihre Dienstleistung ein kleiner Hinweis mit großer Wirkung – Der Kunde kann Ihre Rechnung schneller zuordnen. Ihre Mühe, zu Beginn Ihres Textes auf das Produkt oder das Datum der Bestellung zu verweisen, macht sich bemerkbar. Viele Mails werden gleich bei Empfang gelöscht, kann Ihr Firmenname oder der Betreff „Ihre Mahnung“ nicht sofort zugeordnet werden.

Fazit

Kleine Unaufmerksamkeiten führen schneller als gedacht zu solchen Missverständnissen. Durch die Beachtung der oben aufgeführten Tipps können Sie diese umgehen. Der Griff zum Telefon ist meist erfolgreicher, als sich nur auf die digitale Welt und die Technik zu verlassen. Die Hoffnung auf eine erfolgreiche Rechnungszustellung allein, ermöglicht Ihnen keinen regelmäßigen Zahlungseingang.

Gut abgelegte Rechnungen sind das A & O!

Sollte eine erneute Rechnungszustellung notwendig sein, so spart eine digitale Ablage viel Zeit. Die bereits gestellten Rechnungen können binnen weniger Sekunden gefunden werden. Je kürzer der Zeitraum zwischen Telefonat und Mailempfang ist, desto leichter kann Ihre Mail zugeordnet werden. Das digitale Archiv StarFinder® unterstützt Sie bei Ihrer Suche!

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