Personifiziertes Firmenwissen: Haben Sie sich unersetzlich gemacht?

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Wenn Herr Müller in seinen wohlverdienten Urlaub geht, dann geht auch sein angesammeltes Firmenwissen mit ihm. Seine Vertreter sind wie üblich nur ungenügend eingearbeitet und kein vollständiger Ersatz. Somit läuft Ihr Unternehmen auf Notbetrieb. Hoffentlich läuft alles nach Plan. Denn Herr Müller ist mit seinem Wissen schlicht unersetzlich. Können Sie sich diesen Notbetrieb leisten?

Unersetzlich – was zunächst wie ein wertschätzendes Kompliment klingt, hat bei näherer Betrachtung seine Schattenseiten. Weniger für Ihre Mitarbeiter sondern in erster Linie für Ihr Unternehmen. Denn Ihre Mitarbeiter haben personifiziertes Wissen angesammelt, das ansonsten niemand besitzt, zudem nur unvollständig und nicht auf dem neuesten Wissensstand dokumentiert ist. Kennt man.

Wissen macht ah und belässt Andere ahnungslos

Im obigen Szenario hat sich Herr Müller unersetzlich gemacht, im wahrsten Sinne des Wortes. Die Firma ist auf ihn und seine Person als Mitarbeiter angewiesen. So einfach kann er nicht ersetzt werden. Gut für ihn, aber schlecht für das Unternehmen. Nicht weil wir Herrn Müller ersetzen wollen. Schließlich ist er ein wertvoller Mitarbeiter und wir als Chef unseren Mitarbeitern verpflichtet. Sondern weil sein selbst nur zeitlicher Ausfall zum Problemfall wird.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter mit Bauchschmerzen in den Urlaub schicken, bei Krankmeldungen in Panik geraten und ein Totalausfall eine Totalkatastrophe wäre, dann haben wir hier ein Problemfeld. Ein Problemfeld, das Sie als Verantwortlicher für Ihr Unternehmen beheben sollten, bevor die Situation eskaliert. Einfach nur das Beste hoffen, ist hingegen sehr naiv.

Knacken Sie die Unersetzlichkeit mit Social Collaboration Software

Kein Problem ohne Lösung und genau hier kommt bloolafür Sie ins Spiel. Das Stichwort ist Wissensmanagement: Mit bloola entkoppeln Sie das angesammelte Wissen von Ihren Mitarbeitern, digitalisieren es und machen es zentral verfügbar und personenunabhängig. Ihr Wissen liegt nach deutschem Datenschutzrecht geschützt auf den bloola.cloud-Servern in Deutschland oder per On-Premise-Installation auf Ihren eigenen Firmenservern. Egal für welche technische Lösung Sie sich entscheiden, Sie haben Ihre Daten im Griff und im ständigen Online-Zugriff.

Ihr Wissen legen Sie kategorisiert in selbstdefinierte Bereiche ab, zu denen Sie den Zugriff für eine Personengruppe erlauben. Zum Beispiel den Arbeitsablauf für Großkunden-Bestellungen. Somit gibt es immer nur ein gültiges Dokument, das stets auf dem neuesten Stand ist. Vorbei sind die Zeiten von lokalen und damit uneinheitlich veralteten Inhaltsduplikaten.

Solche zentral abgelegte Dokumente stellen Sie zudem in inhaltlicher Vernetzung zu anderen Dokumenten und Personen. Zum Beispiel die aktuelle Preisliste und ihre Einkäufer, die damit arbeiten. Damit ergeben sich intelligente Inhalte, die über der reinen Information hinaus durch Ihre Vernetzung einen echten Mehrwert bieten.

Betriebsklima verbessern als Voraussetzung

Ihre Aufgabe als Chef ist es nun, eine Vertrauensbasis zu Ihren Mitarbeitern zu schaffen, so dass diese auch bereit sind, ihr Wissen zu dokumentieren. Nur scheinbare Mitarbeit bringt Sie hier nicht weiter. Ihre Mitarbeiter müssen schon überzeugt sein. Klartext gesprochen: Wer macht sich schon gerne ersetzbar und mindert scheinbar seinen Wert, unersetzlich zu sein? Niemand! Und genau deshalb müssen sie eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens aufbauen, dass es hier um das Wohl der Firma und damit auch um den langfristigen Erhalt der Arbeitsplätze geht.

Als vom Inhaber geführten Mittelstandsbetrieb, mit unternehmerischer Verantwortung gegenüber seinen Mitarbeitern, fällt das ungleich einfacher als in einem DAX-Unternehmen, das sich in erster Linie seinen Aktionären verpflichtet fühlt. bloola kann vieles, aber diese Aufgabe müssen Sie schon selbst stemmen. Bei allem anderen hilft Ihnen die Social Collaboration Software aus Gevelsberg. Wir zeigen es Ihnen gerne – nehmen Sie Kontakt zu unseren Experten auf.

Quelle: http://blog.bloola.com/inside-de/personifiziertes_firmenwissen

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