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Pressemeldung
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Wer ein Meeting richtig gut vorbereitet, zieht auf jeden Fall Gewinn daraus.
Meetings unterscheiden sich zum Teil stark voneinander: Wie groß ist Ihr Unternehmen, wer organisiert und wer leitet das Meeting, wo findet die Besprechung statt? Kommen die Teilnehmer von außerhalb? Wieviele Teilnehmer sind es überhaupt? Sie sehen schon: Es gibt bereits im Vorfeld eine Menge Fragen, die geklärt werden müssen, wenn es um die Planung einer geschäftlichen Besprechung geht. Findet Ihr Meeting nicht im eigenen Firmengebäude statt, können Sie sich unter anderem hier Inspiration holen. Viele Hotels bieten gut ausgestattete Tagungsräume mit entsprechender Elektronik und eigenem Sekretariatsservice sowie Meeting-Koordination an. Die Wahl ein Tagungs- und Konferenzhotels bietet sich besonders dann an, wenn die Teilnehmerzahl sowie der Aufwand der Meeting-Organisation besonders groß zu werden scheint. Kommen etwa viele Gäste aus dem Ausland, sollte man für das Meeting möglichst einen Platz nah am Flughafen wählen. Fällt die Organisation deutlich kleiner aus und muss das Budget gering gehalten werden, wie in den meisten Fällen, ist das nicht weniger aufwendig. Hier müssen Sie als Verantwortlicher wirklich alles selbst organisieren. Hat man Sie zudem mit der Leitung des Meetings beauftragt, kommen weitere Punkte hinzu.
Die erfolgreiche Planung
Was ist das Thema des Meetings?
Setzen Sie eine Agenda (den Ablauf des Meetings) inklusive Pausen fest.
Definieren Sie klar den Ausgang und das Ziel des Meetings.
Wie viele Teilnehmer laden Sie ein? Ideal ist eine Gruppengröße von etwa fünf bis maximal zehn Personen.
Klären Sie vorher, ob sich die Teilnehmer kennen und wie die einzelnen Kompetenzen und Kenntnisstände verteilt sind.
Versenden Sie Einladungen mit unbedingter Rückantwort.
Organisieren Sie einen passenden Meetingraum: Gibt es genug Bestuhlung, ist die Belichtung gut, ist das technische Equipment komplett?
Bewirtung der Gäste sicherstellen.
Gleichbehandlung der Gäste sicherstellen (Jeder bekommt Zeit für seine Redebeiträge eingeräumt).
Lassen Sie das Meeting protokollieren und jeweils wichtige Punkte und Zwischenergebnisse festhalten.
Bereiten Sie das Meeting nach: Versenden Sie die Protokolle und "To do’s" mit entsprechenden Zuständigkeiten und bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihr Erscheinen.
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